Rà soát hợp đồng và những điều cần lưu ý

2020-03-10

1. Rà soát hợp đồng (ưu tiên các vấn đề thương mại)

(i) Rà soát mục tiêu thương mại, điều khoản thương mại có đúng như nội dung đàm phán, trao đổi giữa các bên hay không. Đây chính là mục đích mà các bên mong muốn đạt được thông qua việc thực hiện hợp đồng. Nếu không có mục tiêu thương mại thì việc thực hiện hợp đồng sẽ trở nên vô nghĩa. Mục tiêu thương mại được xem là nguồn gốc của các điều khoản pháp lý và các bên đều quan tâm hàng đầu để thực hiện và được thỏa mãn.

Thông thường, “Mục tiêu thương mại” là các quy định, thỏa thuận về đối tượng hợp đồng, giá cả, thanh toán, thực hiện nghĩa vụ thương mại, kinh tế, tài chính theo hợp đồng.

(ii) Rà soát đều kiện hợp đồng và đối tượng hợp đồng dễ phát sinh rủi ro, VD một tài sản đang bị thế chấp nhưng vẫn được đưa vào giao dịch hoặc xem xét các điều kiện tiên quyết để thực hiện nghĩa vụ hợp đồng cụ thể, VD trước khi chuyển giao tài sản cho bên đối tác thì bên còn lại bắt buộc phải hoàn thành nghĩa vụ cụ thể nào trước tiên theo thỏa thuận của hợp đồng …

2. Rà soát các nội dung pháp lý của hợp đồng, chủ yếu các điều khoản, quy định sau

(i) Rủi ro và trách nhiệm: Nhiều hợp đồng có tính rủi ro cao, dễ đổ vỡ hoặc việc thực hiện nghĩa vụ hợp đồng có thể khó đáp ứng đúng thời hạn (nhìn từ thông lệ giao dịch) hoặc nếu đối tượng hợp đồng là vật, loại tài sản đặc định, có giá trị lớn, tài sản dễ hư hỏng, phá hủy, mất mác thì nên xem xét kỹ lưỡng việc thực hiện nghĩa vụ hợp đồng (bao gồm quá trình, thủ tục, phương thức thực hiện) cùng với với các trách hiệm pháp lý một cách hiệu quả nhất, bao gồm việc khắc phục, bồi thường thiệt hại, phạt hợp đồng, điều kiện gia hạn hợp đồng hoặc chấm dứt hợp đồng, hoặc khi một rủi ro nào đó xảy ra trong hoàn cảnh bất khả kháng thì các bên có được quyền chấm dứt hợp đồng để giảm thiểu thiệt hại như có thể phát sinh trong hoàn cảnh bất khả kháng đó.

(ii) Phạt, bồi thường thiệt hại hợp đồng: xem tỷ lệ hay mức phạt có vượt quá khung quy định hay không hoặc có thỏa thuận bồi thường thiệt hại, có mức giới hạn mức phạt hay bồi thường cụ thể không ?

Huong-dan-ra-soat-hop-dong — *Ảnh minh họa. Hướng dẫn rà soát hợp đồng*

Lưu ý rằng theo quy định hiện nay (BLDS 2015) nếu trong hợp đồng không thỏa thuận hay ghi rõ về trách nhiệm bồi thường thiệt hại đi kèm với phạt hợp đồng thì các bên chỉ áp dụng phạt hợp đồng (chỉ thỏa thuận về phạt hợp đồng). Trường hợp không thỏa thuận phạt hợp đồng và cũng không nói gì về bồi thường thì chỉ áp dụng trách nhiệm bồi thường thiệt hại đối với các thiệt hại phát sinh liên quan. Trách nhiệm bồi thường được dựa trên mức thiệt hại, mối quan hệ nhân quả giữa hành vi vi phạm hợp đồng và thiệt hại.

Phạt hợp đồng bao gồm phạt do vi phạm bất kỳ hoặc nhóm điều khoản có tính thiết yếu, quan trọng của hợp đồng.

Bồi thường thiệt hại bao gồm thiệt hại trực tiếp và gián tiếp. Theo thông lệ và tùy từng quan hệ hợp đồng, các bên có quyền thỏa thuận bồi thường thiệt hại không bao gồm các thiệt hại gián tiếp (VD thiệt hại do mất hay giảm doanh thu, mất khách hàng, thời gian … vì các thiệt hại này có thể xuất phát từ một hay nhiều nguồn hay sự kiện khác kết hợp lại với nhau trong những hoàn cảnh không thể biết.

Các thỏa thuận thương mại cũng thường có quy định mức giới hạn mức phạt hay bồi thường cụ thể nhằm tính toán mức trách nhiệm một cách hợp lý hơn dựa theo thông lệ ngành nghề hay theo loại trách nhiệm, VD các bên có thể thỏa thuận “Trách nhiệm phát sinh trong bất kỳ tình huống hay sự kiện quy định tại Điều [●], Hợp Đồng sẽ không vượt quá [●] đồng”

(iii) Điều khoản chấm dứt hợp đồng: xem các căn cứ chấm dứt hợp đồng và xử lý hậu quả có phù hợp với mong muốn của các bên. Chấm dứt hợp đồng có thể đi kèm với trách nhiệm bồi thường phát sinh do lỗi của bên vi phạm (bên có lỗi gây ra sự kiện chấm dứt hợp đồng), nếu có thì xem xét mức phạt bao nhiêu và có phù hợp với thỏa thuận của các bên.

Dưới đây là một số trường hợp chấm dứt hợp động phổ biến

Chấm dứt hợp đồng một cách tự nguyện (trường hợp này không xuất phát từ lý do vi phạm hợp đồng nhưng khi một trong các bện cho rằng mình cần chấm dứt hợp đồng, mong muốn thực hiện diều đó. Bên chấm dứt đảm bảo tuân thủ thời hạn thông báo của việc chấm dứt hợp đồng theo thỏa thuận trước khi bắt đầu)
Các bên cùng thỏa thuận chấm dứt hợp động
Chấm dứt hợp đồng trong hoàn cảnh đặc biệt (VD do hoàn cảnh thực hiện hợp đồng đã thay đổi một cách căn bản – hoàn cảnh hiện tại thời điểm thực hiện khác với hoàn cảnh vào thời điểm ký kết hợp đồng)
Khi xảy ra sự kiện bất khả kháng (lưu ý đây không phải là căn cứ mặc nhiên, nghĩa là khi xảy ra sự kiện bất khả kháng, các bên không có quyền đương nhiên chấm dứt hợp đồng mà phải thỏa thuận trước điều này hoặc vào thời điểm xảy ra sự kiện bất khả kháng)
Chấm dứt hợp đồng do có sự kiện vi phạm hợp đồng nhưng không khắc phục trong thời hạn ấn định (đây là một trong những căn cứ cần quan tâm hàng đầu)

Lưu ý phải ghi rõ sự kiện và điều kiện chấm dứt hợp đồng trong hợp đồng

(iv) Điều khoản giải quyết tranh chấp: tùy từng hợp đồng, các bên có thể xem xét đưa vào hợp đồng thủ tục hòa giải trước khi đưa vụ việc tranh chấp ra cơ quan tài phán vì đây là thủ tục bước đệm nhằm kiểm soát, kiềm hãm ý định “phá vỡ hợp đồng” dưới danh nghĩa sử dụng biện pháp tài phán hoặc vào thời điểm chưa thực sự cần thiết. Qua hòa giải, các bên có thể tìm lại được tiếng nói chung, cam kết tiếp tục thực hiện hợp đồng.

Các bên cũng nên lưu ý việc chọn cơ quan tài phán theo các tiêu chí (i) trình độ tài phán, đảm bảo sự độc lập, khách quan, tính bảo mật; (ii) thuận tiện cho việc giải quyết tranh chấp (nơi xét xử); (iii) Các chi phí pháp lý tố tụng, chi phí liên quan (chuyên gia, ngôn ngữ, giám định …).

ra-soat-hop-dong — *Ảnh minh họa. Rà soát hợp đồng*

Dưới đây là một số vấn đề cần quan tâm

Thủ tục thông báo khiếu nại (tức là bên bị vi phạm phải phát hành thông báo khiếu nại về sự kiện vi phạm hợp đồng của bên kia và gửi cho bên vi phạm đó, thủ tục này phù hợp với quy định của Luật thương mại)
Thủ tục điều kiện tổ chức hòa giải giữa các bên (đây là thủ tục không bắt buộc nhưng khuyến khích các bên quan tâm thực hiện. Hòa giải là bước đệm nó giúp các bên tìm kiếm giải pháp tháo gỡ khó khăn, tránh những tranh chấp phức tạp hơn)
Lựa chọn cơ quan tài phán phù hợp (VD hòa giải thương mại, tòa án, trọng tài thương mại)
Phân bổ chi phí pháp lý và tố tụng (thông thường để phân bổ chi phí, các bên cần thỏa thuận vấn đề này ghi trong hợp đồng, VD bên nào là bên chi trả chi phí luật sư của bên thắng cuộc thực tế đã trang trãi để theo đuổi vụ kiện).

Lưu ý phải ghi rõ sự kiện, điều kiện, thủ tục để giải quyết khi xảy ra các bất đồng, mâu thuẫn trong hợp đồng

(v) Chi phí hợp đồng: nếu việc thực hiện hợp đồng có đi kèm chi phí thường xuyên hoặc chi phí lớn, mang tính đặc thù ngành nghề thì xem xét trách nhiệm thanh toán chi phí được chia sẽ giữa hai bên hoặc thuộc trách nhiệm riêng của một bên.

Nên chú ý rà soát các khoản chi phí “ngầm” như có thể phát sinh trong từng tình huống thực hiện hợp đồng (nhất là trong một quá trình thực hiện dài hạn). Trên thực tế, các bên hay quan tâm đến các điều khoản thương mại nhiều hơn, thường ít để ý đến điều khoản về chi phí hợp đồng.

(vi) Thuế và nộp thuế: Ai là bên chịu các khoản thuế liên quan. Các khoản thuế tính trên khoản thanh toán chính và chi phí hợp đồng (nếu có), thường là VAT, thuế thu nhập, có được trích thu hộ hay từng bên thực hiện nghĩa vụ, thủ tục thuế độc lập.

(vii) Rà soát câu chữ, ngôn ngữ: yêu cầu của ngôn ngữ hợp đồng là phải rõ ràng, ngôn ngữ pháp lý kết hợp ngôn ngữ thương mại, tập quán thương mại (sao cho dể hiểu và thực hiện). Nếu còn nghi ngờ hoặc có nội dung chưa thật sự rõ nghĩa, có ẩn ý mà chưa thể hiểu hay khó hiểu thì bên rà soát nên đề nghị giải thích hoặc viết lại từng phần. Rà soát câu chữ, ngôn ngữ hợp đồng nên thực hiện song song với qúa trình rà soát pháp lý, cũng như sau khi hoàn thành rà soát hợp đồng, các bên nên đọc và kiểm tra lại vấn đề này (đọc trong sự liên hệ nội dung giữa các điều khoản, điều kiện hợp đồng).

[ Xem thêm dịch vụ Rà Soát, Kiểm Tra Hợp Đồng ]